Im Archiversum - Wer sich um Firmenarchive kümmert

Dr. Stürzlinger im Archiversum
Nicht jede Firma hat eines, aber fast jede braucht es. Manche haben eines, ohne es zu wissen. Andere wissen davon, aber nicht, wozu es gut sein kann: ein Archiv. Ein Ort, an dem nicht mehr Aktuelles aufbewahrt wird. 

Wozu ein Firmenarchiv?

»Einerseits gibt es rechtliche Vorschriften, gewisse Dokumente längere Zeit aufzubewahren«,  so Dr. Martin Stürzlinger, einer der beiden Leiter des Wiener Archiversum. »Firmen, Institutionen, Rechtspersonen, auch Vereine etwa, können davon betroffen sein.« Für manche Unterlagen besteht eine Verpflichtung, sie 100 Jahre lang aufzubewahren. Öffentliche Archive haben den Auftrag, bestimmtes Archivgut auf ewig aufzuheben. »Bei Firmen gelten oft 30 Jahre als Frist. Manche Belege müssen auch nur 7 Jahre verfügbar gehalten werden. Es kommt aber auch auf die Branche an. Fertigteilhäuserfirmen zum Beispiel müssen die Unterlagen zu jedem einzelnen Objekt so lange aufbewahren, wie es steht.«

Ein weiteres Motiv zum Aufbau und zur Pflege eines eigenen Archivs ist der Wunsch, der Traditionspflege zu dienen. Dies ist nicht nur dem Image der Firma nützlich, sondern gewährleistet auch eine lückenlose Dokumentation der Firmengeschichte. Es lässt die Entwicklung bestimmter Produkte oder des Unternehmens nachvollziehbar werden. »Manche Firmen arbeiten ganz gezielt mit ihrer Geschichte, sie publizieren sie oder bauen eine Marketingkampagne darauf auf.«

Das dritte gute Motiv, ein Firmenarchiv zu pflegen, klingt erst einmal überraschend: man möchte gar nichts aufheben. Sondern wegwerfen, Platz schaffen. Ein Gedanke, dem Dr. Stürzlinger als Leiter des Archiversum viel abgewinnen kann. Historiker zucken dabei zwar leicht zusammen, müssen aber auch zugeben, dass Vernichten erst das Aufbewahren ermöglicht. So ist es eine Hauptaufgabe eines professionellen Archivars, die Menge an Informationen zu reduzieren, um etwas Brauchbares zu schaffen. »Sonst kann man gar nichts mehr finden.« Im Finden aber besteht der Hauptnutzen eines Archivs. »Die Informationen müssen für möglichst jeden auf einfache Art zugänglich sein. Egal, wann jemand wonach in der Firma sucht, es sollte sehr rasch und zuverlässig gefunden werden können.«

Einen kleinen Tipp gibt der Archivar heute allen Computernutzern, die oft bei der Suche nach einer bestimmten Datei verzweifeln: Man sollte niemals mehr Ordner im System haben, als auf dem Desktop sichtbar sein können. 30 bis 40 wären das Maximum. Sie können Unterordner haben, aber auch diese sollten einer Struktur folgen. Am besten, man legt sich selbst dafür einmal eine Blaupause an und orientiert sich daran so weit wie möglich.

Der Wert der Struktur

Archiversum, Wien
Bei allen drei Motiven, ein gutes Firmenarchiv zu erstellen, kommt das Archiversum von Dr. Martin Stürzlinger und Mag. Stephen Biwald ins Spiel. Sei es, eine Firma möchte den Rechtsvorschriften Genüge leisten, die Traditionspflege sichern, oder Platz schaffen und Ballast abwerfen. Unabhängig davon, ob es sich um ein analoges oder digitales Archiv, um eine Mischform oder beides handelt. 
Die Archivare sind nicht nur dann da, wenn Firmen nach historischen Fakten suchen, die Firmengeschichte erforschen oder nach einem ganz bestimmten Datum, einem Bild, einer Filmaufnahme oder einem Artikel stöbern möchten. Sondern auch, wenn sie ein Archiv erstmals anlegen, oder ein vorhandenes professionell strukturieren möchten. Die beiden sind ausgewiesene Experten dafür, Struktur in die Dokumentaufbewahrung zu bringen und arbeiten sich dabei vom Groben zum Feinen. »Wenn ich eine Struktur schaffe, muss sie vor allem übersichtlich sein«, sagt Dr. Stürzlinger.

Die Rolle des Archivars ist unterschieden von der des Historikers. »Ich bleibe immer in der Struktur hängen. Inhalte interessieren mich erst einmal nicht. Nur Namen, Daten, grobe Informationen. Dann wird der Akt auf Struktur geprüft, ich stelle fest, ob beispielsweise in den Mitarbeiterakten immer Fotos oder Gehaltsunterlagen sind. Wenn man weiß, dass die Personalakten niemals Fotos haben, braucht man diesen Akt nicht heranzuziehen, wenn man nach einem bestimmten Bild sucht.« 

So ordnet er zuerst einmal die Informationen. In diesem Sprachgebrauch sind das zum Beispiel Dokumente, Datenbanken, Broschüren, Publikationen, Filme, Bilder, Grafiken und dergleichen mehr. »Ein persönliches Archiv würde ich anders aufbauen, als ein Firmenarchiv«, sagt er. »Persönliche Archive leben von der Erinnerung und es gibt da immer jemanden, der sich erinnert. Ein Öffentliches oder Firmenarchiv muss über die Erinnerung des Einzelnen hinausgehen.« Zugleich muss es Neueinsteigern möglichst rasch einen Zugang bieten und die gesuchte Information schnell finden lassen. Keine leichte Aufgabe. 

Zuerst trifft er eine Auswahl, was überhaupt ins Archiv kommt. »Dann empfehle ich Teile, die man wegwerfen sollte. Um nicht alle Informationen zu verlieren, gebe ich Empfehlungen, zu verdichten, sodass nichts Wesentliches verloren geht. Und dann stellt sich natürlich die Frage, was ›wesentlich‹ heißt? Meint man den rechtlichen oder den historischen Standpunkt?« 

Ein Firmenarchiv ist immer unmittelbar dort, wo die Dokumente produziert werden. Zum Beispiel müssen Protokolle von Vorstandssitzungen dauerhaft aufbewahrt werden, Bilanzen auch, aber keine einzige Rechnung nach Ablauf der vorgeschriebenen Frist von meistens 7 Jahren. Wie die Firma mit Archivgut verfahren möchte, ist auch eine persönliche Entscheidung des Unternehmens.

Die Archivare lassen größte Sorgfalt beim Auswählen und Aufbewahren walten und betreuen auf Wunsch auch periodische Überarbeitungen, wenn Kunden nicht ins Hintertreffen gelangen möchten. Für einen ersten Überblick und um eine erste Ordnung und Einteilung zu treffen, benötigt Archiversum ungefähr eine Woche, abhängig von der Größe und Art des Unternehmens.

Hat eine Firma sich für den Aufbau und die Pflege eines professionellen Archivs entschieden, profitiert sie nicht nur von der Gewissheit, dass »rechtlich Relevantes da ist und in angemessener Frist gefunden werden kann«, wie der Gesetzgeber es ähnlich formuliert. »Wenn man alles im Keller aufhebt, aber dann nichts findet, ist ein Archiv nicht sinnvoll.« Auch wenn der Betrieb oder die Institution eine Ausstellung plant, eine Firmenchronik verfassen möchte, eine Rückschau halten will oder in anderer Weise den einfachen und raschen Zugriff auf wichtige Unterlagen sicherstellen möchte, ist ein gut strukturiertes Archiv nötig. Wie viel Zeit dadurch über die Jahre eingespart werden kann, lässt sich nicht einmal ungefähr abschätzen. 

Firmen schätzen darüber hinaus die Gewissheit, dass das historische Erbe gesichert ist. Dann können sie dieses Erbe vielfältig nützen, nicht nur für Gerichtsfälle oder bei Veräußerungen, sondern auch für Marketing, Publikationen von Firmenchroniken oder anderer Art und Expositionen. Und sind dabei nicht auf Dokumente angewiesen, die sich zufällig erhalten haben oder zufällig gefunden werden. 

Dr. Stürzlinger betreibt auch das »Netzwerk Unternehmensgeschichte«, eine Nonprofit-Webseite, auf der sich Firmen kostenlos eintragen können. http://wirtschaftsarchiv.at

Webseite des österreichischen Archiversum. http://archiversum.com



Eine Firmengeschichte in der Buchbinderei

Ist der Kern des Buches gedruckt und grob zugeschnitten, liefert die Druckerei die Paletten mit den meist grob  zugeschnittenen Seiten an den Buchbinder. Dort werden sie gebunden oder geklebt und in das Cover eingelegt. Nach einigen Stunden Trockenzeit ist das Buch bereit zur Auslieferung. 
Buchbinderei Papyrus, Wien
Eine der größten Buchbindereien Österreichs ist Papyrus, deren Hallen in einem Industriegebiet im 10. Wiener Bezirk stehen. Papyrus ist bekannt dafür, Dinge zu wagen, und gilt oft als »letzte Hoffnung« für Entwürfe, die andere Buchbinder bereits ablehnten. Sehr viel wird in dem mit staatlicher Auszeichnung versehenen Betrieb noch mit der Hand gefertigt, sagt Buchbindermeisterin Regina Huhn. Es entstehen so viele Bücher von einzigartiger Schönheit und ungewöhnlichem Design. Auch die Werke von Architekten und Künstlerinnen, Designern und Fotografinnen, Werbegurus und Poeten passieren die Maschinenstraße der Buchbinderei, die sich mit gleicher Hingabe auch »ganz alltäglichen« Aufgaben widmet.

Als es bei dieser Firmengeschichte so weit war, erkannten die Buchbindermeister den hohen Schwierigkeitsgrad. Einer der Meister wollte den Auftrag eigentlich ablehnen, denn das Wagnis war sehr groß. 
Fertig geprägtes Cover der Firmenchronik

Das Cover zeigt die Abbildung einer Skala, deren Vorlage aus Metall ist und die in den Umschlag geprägt werden sollte. Danach sollte die Prägung mit Silberfolie veredelt werden.  Die Vorlage stammt von Georg Kesel, einem deutschen Erfinder aus der Wende vom 19. zum 20. Jahrhundert. Sie hat ungeheuer feine Linien, da sich Georg Kesel vornehmlich mit Verfeinerungen von Teilmaschinen und Messgeräten zum Teil auch für Mikroskope beschäftigte. So fein zu prägen ist schon an sich eine hohe Kunst für den Buchbinder, aber der Auftrag war noch wesentlich komplizierter. Die Linien sollten nämlich bis zur Kante reichen, also eine Art »Infinity«-Charakter zeigen. Dies galt eigentlich drucktechnisch als unmöglich, die meisten Prägungen, die bis zur Kante reichen, sogar solche mit dicken Linien, sind im Grunde genommen nicht zufriedenstellend. Doch Buchbindermeister Lager entschloss sich, das Risiko einzugehen.

Technisch fertigt der Meister ein Klischee der Prägung an. Klischees, die bis zum Rand reichen, können leicht brechen. Oder sie sind nicht in der Lage, die Linien abfallend einzudrücken. Dann kann es sein, dass sie nach Belieben irgendwo vor dem Rand aufhören, ganz ungleichmäßig werden oder die Folie nicht haftet. Man konnte im Voraus nicht sagen, ob unser Wunschdesign möglich wäre. Ich hatte mich mit den Kunden abgesprochen und wir hatten uns bereits auf ein Ersatzdesign geeinigt, von dem wir wussten, es wäre machbar. 
Aber das war nicht die einzige Schwierigkeit bei diesem Buchdesign. Es sollte auch noch direkt auf Graukarton geprägt werden. Graukarton ist ein grobes Material mit Einschlüssen, kleinen Steinchen, Sand und groben Fasern und so wusste man zu Beginn nicht sicher, ob es sich als Träger dieser extrem feinen Silberlinien überhaupt eignet. 

An dem Tag, als Meister Lager es versuchte, herrschte in der Buchbinderei Papyrus eine gewisse Spannung. Schon die ersten Versuche waren jedoch ermutigend, und als ich um 13 Uhr zur Abnahme kam, legte mir Buchbindermeister Lager das Ergebnis vor. Es war einfach perfekt.

Alles hatte wunderbar geklappt! Das Ergebnis ist ein ziemlich einzigartiges Buch, in dem die Firmengeschichte eines »Allgäuer Mächelers«, eines Tüftlers und Erfinders, der vor 125 Jahren ein Unternehmen von Weltgeltung gründete, einen passenden Rahmen findet. 
Autorin/Designerin mit dem Ergebnis



Weg des Buchs in der Buchbinderei:
Mit Leinen verbundene Vorder- und
Rückseite des Covers
Silberfolie, mit der die Prägung
veredelt wird

Meister Lager misst die Abstände
Kapitalband, damit wird der Kern
mit dem Einband verbunden
Kern (Seiten) bereits geklebt
Kern beim Zuschnitt 


Holzblock mit den genauen Maßen
für den Zuschnitt
Kern der Firmengeschichte wird auf
Maße des Holzblocks zugeschnitten


Digitale Messung
Kapitalbänder werden angebracht


Dann können Kern und Cover
verbunden werden
Schließlich wird noch der Rücken
gefalzt


Laufende Qualitätsprüfung
Sortierung

Verschiedene Stadien der Produktion
Links und liegend: fertiges Exemplar.
Rechts: leeres Cover, davor zwei Kerne auf
einem Exemplar noch ohne Rückenfalzung


Paletten mit fertigen Büchern
Die Bücher müssen vor dem Einschweißen
einige Stunden trocknen





Eine Firmengeschichte in der Druckerei

Die Texte sind verfasst, die Bilder ausgewählt, sortiert und bearbeitet, das Layout ist erstellt, alles mehrmals überprüft und die Fehler sind ausgebessert. Das Manuskript wurde der Druckerei übersandt und nach einigen Tagen ist es so weit: Zur Abnahme und Farbabstimmung liegen in der Druckerei die Bögen bereit. Jeder Bogen muss paraphiert werden, dann gibt der Drucker der Maschine den Befehl, die restliche Auflage zu drucken. Es gibt heute für Bücher zwei wesentliche Druckverfahren.

Blick aus der Druckerei Holzhausen, Wien. Viele der
"schönsten Bücher Österreichs"werden dort Jahr für Jahr gefertigt.
Offsetdruck
Offsetdruck ist ein Verfahren, bei dem Druckplatten zum Einsatz kommen. Im vorliegenden Fall bestanden sie aus Aluminiumplatten. Diese Platten sind so präpariert, dass Wasser von den Elementen auf der Platte, die gedruckt werden sollen, abperlt. Die Teile, die nicht bedruckt werden sollen, sind so beschaffen, dass das Wasser hier festgehalten wird. Mit jeder Umdrehung des Zylinders wird die Druckplatte befeuchtet und dann von den Farbwalzen gefärbt. Jene Bereiche, die zuvor Wasser aufgenommen haben, nehmen keine Farbe auf, die anderen nehmen die Farbe auf. Texte, Bilder, Linien und Grafiken, also alle Bereiche, die lesbar sein sollen, werden so auf das Papier gebracht. Im vorliegenden Fall passten 8 Seiten auf eine Platte.

Ein Druckbogen der Firmengeschichte auf dem Farbprüftisch

Offset-Druckwerke zeichnen sich durch Randschärfe aus, ohne Quetschränder und durch eine glatte Papierrückseite ohne Prägungen und Schattierungen. Auf eine der riesigen Aluminiumplatten passten im vorliegenden Fall 16 Buchseiten. Wir entschieden uns bei dieser Firmengeschichte für einen reinen schwarz-weiß-Druck. Bei Farbdrucken lassen sich auf dem Papier durch Mischen der Grundfarben Cyan, Magenta und Gelb, sowie Schwarz viele Farbtöne darstellen. Es lassen sich im Druck ungefähr eine Million Farben darstellen.

Blick in die Druckmaschine

Geschichte
Das Offsetdruckverfahren ist eine Weiterentwicklung der Lithografie. Sie wurde 1796 von Alois Senefelder erfunden und ist auch unter dem Namen "Steindruck" geläufig. Senefelder war ein Theaterautor, Sänger, Musiker und Komponist, geboren 1771 in Prag, verstorben 1834 in München. Während eines Spaziergangs an einem Regentag bemerkte er den Abdruck eines Blattes auf einem Kalkstein. So kam er auf den Gedanken, auf Stein zu ätzen und versuchte mit dieser Methode Notenblätter zu vervielfältigen. Er zeichnete mit fetthaltiger Tusche oder Kreide auf die geschliffene Steinplatte die Druckteile seitenverkehrt auf. So wurden diese Stellen wasserabweisend. Dann befeuchtete er die Druckform mit einer wässrigen Lösung, so wurden die nicht beschrifteten Stellen fettabweisend. Die fetthaltige Druckfarbe haftete nur noch an den wasserabweisenden Teilen. Dann legte er Papier auf den Stein und übertrug die Druckfarbe durch kräftiges Pressen.

Immer wieder entnimmt der Drucker Proben und stimmt die Farben ab,
um die gleichmäßige Grauabstufung zu garantieren auch bei S/W-Drucken.

Digitaldruck
Das andere heute gebräuchlichste Druckverfahren ist der Digitaldruck. Auch Bücher in sehr kleinen Auflagen werden digital gedruckt. Hierbei wird das Druckbild direkt vom Computer in die Druckmaschine übertragen. Es handelt sich dabei meist um einen Laserdrucker oder einen Tintenstrahldrucker. Im Vergleich zum Offsetverfahren sind sie etwas weniger hochwertig, aber kleinere Auflagenzahlen sind hiermit wesentlich wirtschaftlicher. Erst bei höheren Auflagen rechnet sich, dann allerdings recht schnell, der klassische und exklusivere Offsetdruck.

Die Druckmaschine hat ihre Arbeit getan. Nun werden die Seiten zugeschnitten,
 dann wird die Firmengeschichte zum Buchbinder gebracht.
www.holzhausen.at 


Sachsen: Stammtisch auch für Einsteiger in Familienforschung

(c) Lay-Haus
In einer über 450 Jahre alten Rittergutsbrauerei, heute das Familienhotel "Lay-Haus" in Limbach-Oberfrohna, findet am 9.Juli 2014 der 21. Genealogie-Stammtisch statt, zu dem Stadtarchivar Christian Kirchner und der Dresdner Genealoge René Gränz auch Neueinsteiger einladen, das immer beliebtere Hobby näher kennen zu lernen. Ab 19 Uhr steht in dem Kulturdenkmal der Austausch über historische und familiengeschichtliche Forschungen im Blickpunkt. Und Fortgeschrittene können die Möglichkeit nützen, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen.
Das berichtet die Freie Presse Sachsen.

Steiermark: Matriken online für Ahnenforschung kostenlos nutzbar

Rund 9000 Tauf- Sterbe- und Trauungsbücher der Diözese Graz-Seckau sind ab sofort im Internet kostenlos abrufbar. Die bislang schwer zugänglichen Dokumente betreffen die Steiermark und Nordslowenien (Stajerska) stehen nun Familienforschern offen. Auch für die Geschichte von Besitztum können diese Bücher von Bedeutung sein.

Vor den staatlich geführten Personenstandsregistern, die in Österreich erst 1939 eingeführt wurden archivierten die Pfarrämter in ihren Matrikenbüchern die Daten zu den Personen. Die Diözesen Graz-Sekau und Maribor dokumentierten spätestens ab Anfang des 17. Jahrhunderts Taufen, Trauungen und Sterbefälle. So sind Kirchenbücher die wichtigsten Quellen für Familienhistoriker, die in dieser Region forschen. Vor allem die Trauungsbücher sind für Genealogen aufschlussreich, sie enthalten nicht nur das Datum der Eheschließung und die Namen der Brautleute, sondern auch deren Alter, Beruf, Herkunft, die Namen der Eltern und Trauzeugen. Die Sterbebücher geben auch die Todesursache bekannt, außerdem Datum und Ort des Todes.

Aus konservatorischen Gründen war eine Entscheidung durch die Diözese zu treffen. Durch das zunehmende Interesse an Ahnenforschung wurden die wertvollen Dokumente über Gebühr beansprucht und Konservatoren begannen sich über den Erhalt Gedanken zu machen. Früher oder später, so Norbert Allmer vom Diözesanarchiv Graz - Seckau in einem Interview mit dem Standard, hätte man die Bücher für private Genealogen sperren müssen. Doch man suchte nach Alternativen und fand sie in Form der Digitalisierung.

Drei Millionen Buchseiten können nun im Internet abgerufen werden, denn da die in Slowenien liegende Stajerska bis 1919 Teil des Herzogtums Steiermark war, bezog man die Quellen der Erzdiözese Marburg mit ein und ermöglicht so ein grenzüberschreitendes Erforschen der Familiengeschichte.

Diözese Graz-Seckau: Matriken Digital